Αϋλα τιμολόγια, απτά οφέλη...

Γράφει η Ειρήνη Γκίνη Η πρακτική της ηλεκτρονικής τιμολόγησης διαδίδεται ταχύτατα στις ελληνικές επιχείρησης, ως απόρροια της προσπάθει...

Γράφει η Ειρήνη Γκίνη

Η πρακτική της ηλεκτρονικής τιμολόγησης διαδίδεται ταχύτατα στις ελληνικές επιχείρησης, ως απόρροια της προσπάθειας των Οικονομικών Διευθυντών να εξορθολογίσουν τα λειτουργικά κόστη. Είναι χαρακτηριστικό ότι η Ελλάδα βρίσκεται πάνω από τον ευρωπαϊκό μέσο όρο αναφορικά με την υϊοθέτηση του e-invoicing από τις επιχειρήσεις.
Μέχρι και 587 εκατομμύρια ευρώ την ημέρα θα μπορούσε να εξοικονομεί η Ευρωπαϊκή Ενωση, μέσα από την ευρεία καθιέρωση της πρακτικής της ηλεκτρονικής τιμολόγησης. Με σχεδόν 28 δισεκατομμύρια τιμολόγια να διακινούνται στην Ευρώπη σε ετήσια βάση και με τη δυνατότητα εξοικονόμησης 5,5 με 8,5 ευρώ ανά τιμολόγιο, η δυνατότητα για μείωση του κόστους υπολογίζεται στα 139 με 214 δισεκατομμύρια ευρώ ετησίως.
Ειδικά σε μία οικονομική συγκυρία όπως αυτή που βιώνουμε, τα μεγέθη αυτά δεν είναι δυνατό να μας αφήνουν αδιάφορους.Μία στις δύο ευρωπαϊκές επιχειρήσεις στέλνει ή λαμβάνει τουλάχιστον ένα ηλεκτρονικό τιμολόγιο κάθε μήνα, σύμφωνα με έρευνα της Itella Information. Το αντίστοιχο ποσοστό των καταναλωτών που λαμβάνουν τουλάχιστον ένα ηλεκτρονικό τιμολόγιο μηνιαίως ξεπερνά το 40%.
Ωστόσο, τα συνολικά ποσοστά χρήσης της πρακτικής της ηλεκτρονικής τιμολόγησης παραμένουν χαμηλά (κάτω του 30%) και το «γεωγραφικό χάσμα» που χωρίζει τη βόρεια από τη νότια Ευρώπη παραμένει. Η προηγμένη υποδομή αποτελεί, σε γενικές γραμμές, μια θετική προϋπόθεση για την υιοθέτηση της ηλεκτρονικής τιμολόγησης.
ΒΑΣΙΚΟ ΚΙΝΗΤΡΟ Η ΜΕΙΩΣΗ ΤΟΥ ΚΟΣΤΟΥΣ
Στην Ελλάδα, ο όγκος των ηλεκτρονικών τιμολογίων αυξάνεται συνεχώς και τώρα έχει ξεπεράσει τα 6 εκατ. τιμολόγια το χρόνο (περίπου 2,5% του συνολικού όγκου, ηλεκτρονικών και μη).Το πολύ ενδιαφέρον στοιχείο είναι ότι η χώρα μας τοποθετείται, σύμφωνα με επίσημα δεδομένα της ΕΕ, πάνω από το μέσο όρο των (κυρίως δυτικών) ευρωπαϊκών κρατών στο e-invoicing, παρόλο που βάσει νόμου δεν είναι ακόμη υποχρεωτική η εφαρμογή του.
Η καλή θέση που κατέχουμε είναι απόρροια της ιδιωτικής πρωτοβουλίας και της πρωτεύουσας ανάγκης των επιχειρήσεων για σταθερή μείωση του κόστους λειτουργίας τους. Σε αντίθεση με τα τιμολόγια σε χαρτί, τα ηλεκτρονικά τιμολόγια παρέχουν όλα τα πληροφοριακά στοιχεία σε ψηφιακή μορφή, γεγονός που συνεπάγεται κάποια σημαντικά πλεονεκτήματα: επιτρέπουν τη συντόμευση των προθεσμιών πληρωμής, μειώνουν τα σφάλματα, τα έξοδα εκτύπωσης και ταχυδρόμησης και -το σημαντικότερο- επιτρέπουν την πλήρως ολοκληρωμένη διεκπεραίωση.
Συνεπώς, ένα ιδιαίτερο χαρακτηριστικό της ηλεκτρονικής τιμολόγησης είναι οι δυνατότητες αυτοματισμού που προσφέρει, ιδίως εάν το τιμολόγιο αποστέλλεται σε δομημένο μορφότυπο: τα ηλεκτρονικά τιμολόγια μπορούν να εκδίδονται και να διαβιβάζονται αυτόματα και απευθείας από τα συστήματα αλυσίδων χρηματοτεχνικής μέριμνας του παρόχου της υπηρεσίας σε εκείνα του αποδέκτη.
Στο μεγαλύτερο μέρος τους, τα οικονομικά πλεονεκτήματα δεν απορρέουν από την εξοικονόμηση κόστους εκτύπωσης και ταχυδρόμησης, αλλά από την πλήρη διαδικασία αυτοματισμού και ολοκλήρωσης μεταξύ των συναλλασσομένων μερών από την εντολή έως την πληρωμή. Τα οφέλη της ηλεκτρονικής τιμολόγησης αναμένεται επίσης να διευκολύνουν τους καταναλωτές, ιδίως όσον αφορά την ευκολία που προσφέρουν τα ηλεκτρονικά τιμολόγια σε σχέση με τα τιμολόγια σε χαρτί.
Τα τρία βασικά εμπόδια που εξακολουθεί να βρίσκει μπροστά της η ηλεκτρονική τιμολόγηση είναι τα νομικά θέματα, οι τεχνικές προκλήσεις και οι επιχειρηματικές απαιτήσεις. Στα νομικά θέματα περιλαμβάνονται οι διαφορές μεταξύ των επιμέρους χωρών όσον αφορά τη φορολογία και την τιμολόγηση.
Σε τεχνολογικό επίπεδο, θα πρέπει αντιμετωπιστεί η ασφάλεια, το authentication και η επιλογή των κατάλληλων προτύπων. Τέλος, σε επιχειρηματικό επίπεδο, οι διαφορετικοί τύποι και τομείς επιχειρήσεων υπαγορεύουν τη χρήση διαφορετικών συστημάτων. Είναι σαφές ότι μία πολυεθνική ακολουθεί διαφορετικές πρακτικές τιμολόγησης απ΄ότι ένα συνοικιακό βιβλιοπωλείο.
ΜΙΑ ΕΠΕΝΔΥΣΗ ΠΟΥ ΑΠΟΔΙΔΕΙ ΓΡΗΓΟΡΑ
Τα πλεονεκτήματα της ηλεκτρονικής τιμολόγησης είναι απολύτως κατανοητά στους Οικονομικούς Διευθυντές στην Ευρώπη, οι οποίοι θεωρούν ότι η επένδυση σε συστήματα και υποδομές invoicing «βγάζει τα λεφτά της» σε εξαιρετικά εύλογο διάστημα.
Σύμφωνα με πρόσφατη έρευνα (Απρίλιος 2012) που πραγματοποίησε η Ernst & Young σε Οικονομικούς Διευθυντές μεγάλων και μεσαίων βελγικών επιχειρήσεων, η επένδυση σε συστήματα e-invoicing αποσβένεται σε χρονικό διάστημα τριών χρόνων περίπου, ενώ σε κάποιες περιπτώσεις τα αποτελέσματα είναι εμφανή μέσα σε έναν χρόνο.
Στον αντίποδα, το 31% των Οικονομικών Διευθυντών δηλώνει ότι δεν μπορεί να προσδιορίσει αν η επένδυση θα αποδώσει τα χρήματά της σε εύλογο χρονικό διάστημα. Σύμφωνα με τους ερευνητές, η διαφοροποίηση αυτή οφείλεται στο πόσο καλά δομημένη είναι η διαδικασία μετάβασης στην ηλεκτρονική τιμολόγηση και στο πόσο καλά έχει ορίσει τους στόχους ο Οικονομικός Διευθυντής πριν προχωρήσει στην υλοποίηση του έργου.
Οι αναλυτές παραδέχονται ωστόσο ότι ο υπολογισμός του ROI για το e-invoicing σίγουρα δεν είναι μια απλή διαδικασία: ο υπολογισμός της απόδοσης είναι πιο εύκολος στα τιμολόγια των πελατών, η εικόνα όμως είναι σαφώς πιο σύνθετη στα τιμολόγια των προμηθευτών. Αυτό ενδεχομένως εξηγεί και το ότι το 72,1% των βελγικών επιχειρήσεων χρησιμοποιει ηλεκτρονική τιμολόγηση στις συναλλαγές με τους πελάτες του, ενώ το ποσοστό μειώνεται στο 58% όσον αφορά την τιμολόγηση των προμηθευτών.